Mardi dernier, Pierre et moi sommes allés au Meetup intitulé “SANTA SCRUM ... et Kanban” animé par Conserto, dans leurs locaux.
Alors que l’on connaît bien l’Agile, pourquoi y être allés ?
Comme pour l’UX la dernière fois (lire l’article), il s’agit pour nous de revoir ou au minimum re-attirer notre attention sur ce qui fait de l’agile une méthode efficace et mieux vous l’expliquer au travers, ici, d’une expérience.
Evidemment, certaines affirmations vont vous paraître évidentes. Le but de ce meetup était de vivre, d’expérimenter ce que peut apporter l’agile.
Je vais vous raconter ça pour que vous aussi, vous partagiez avec nous cette soirée forte en (re)enseignements.
Échauffement / Ice breaking
(Ceci est censé être un pingouin…)
Tout d’abord nous avons commencé par une séance d’échauffement… de pliage d’origamis.
Cela nous a permis de commencer à connaître le groupe avec lequel nous allions jouer aux lutins du Père Noël, avec des gestes anodins mais aidant à une bonne entente : se passer les manuels de pliage, les post-its à plier. C’est ici le premier point mis en lumière : l’humain.
Et puis cela a permis de découvrir qui avait un talent naturel pour le pliage d’origami et qui était fait… pour autre chose.
On est donc passés au serious game : Les lutins sont tous malades et il faut les remplacer au pied levé.
1er sprint
La tâche est en apparence simple : faire des origamis et les mettre dans des boîtes (des cubes en papier représentant un cadeau qui sont à découper depuis une feuille A4) pour les déposer sur un train LEGO qui doit faire un tour de circuit.
Des contraintes sont ajoutées à ces instructions :
- au moins 3 modèles différents d’origami (au choix parmi 6 modèles proposés),
- pas plus de 3 colis sur le train,
- un coloriage à faire sur une des faces du cube-cadeau.
A partir de ces instructions, il a fallu nous engager sur un nombre de cadeaux que nous pensions pouvoir faire en 10 minutes. Nous l’avons estimé à 9 cadeaux, soit 3 trains.
Autant vous dire que ce premiers sprint était… désorganisé. Nous en avons terminé péniblement 6.
En réalité, nous avons tous foncé tête baissées dans le piège qui était tendu.
Et c’est ici que vient le deuxième point : préparer correctement son sprint.
Personne n’a pensé à demander avant le sprint le système de score (qui représente ici une partie négligée de la demande client : ses priorités). Les origamis en trop étaient pénalisés, les boîtes démarrées mais non terminées aussi... On va pas vous mentir, notre score n’était pas fameux.
Nous n’avons pas non plus, au début du sprint, pris le temps de réfléchir sur la tâche à accomplir, faire un prototype, ou faire un dry-run afin de donner une estimation fiable.
L’objectif n’a pas été atteint et pourtant, tout le monde dans l’équipe avait mis la meilleure volonté du monde et a tenté d’aider sur des tâches en retard après avoir terminé la sienne. Ce qui montre que ce n’est pas qu’une question de motivation, mais ici d’organisation, de planification.
Nous avons pris quelques minutes pour faire un débrief, une rétrospective de ce sprint.
Quelques points positifs ont été mis en lumière par cette rétrospective :
- la mutualisation du train entre les deux équipes pourtant en compétition
- une bonne cohésion de l’équipe, prête à aider celui en difficulté
Après avoir mis en lumière des améliorations, elles paraissent assez évidentes, rétrospectivement.
Mais elles n’ont pu être repérées et mises en place UNIQUEMENT parce que du temps a été pris pour faire le point.
Nous avons proposé 2 types d'amélioration : organisationnelles et techniques.
Améliorations organisationnelles :
- affecter moins de personnes aux tâches les plus rapides,
- mieux communiquer sur ce qui est fait/à faire pour éviter des fabrications non terminées ou en surplus.
Améliorations techniques :
- couper plusieurs patrons de boites en même temps (en empilant les feuilles),
- y mettre le nombre nécessaire de “retours” (pour coller le cube) et pas plus,
2e sprint
Les règles étaient les mêmes, nous donc sommes partis sur un engagement à livrer 9 boîtes.
Autant vous dire qu’avec les mêmes personnes, les mêmes contraintes, ces petits ajustements vu précédemment nous a permis une augmentation de la productivité de 50%... et avons fini avec 1 min 20 s d’avance (donc +60% de productivité potentielle), temps que nous avons utilisé à faire le point sur les nouvelles améliorations à apporter.
Tellement de productivité !
Vous pouvez donc constater et quantifier que l’organisation n’est PAS une perte de temps mais au contraire un véritable gain potentiel.
Nous avons encore fait une rétrospective, améliorant, de manière plus ponctuelle cette fois, les process de fabrication. 3e sprint Les règles changent un peu sur ce sprint : le choix des origami sera désormais imposé par 3 listes de 3 cadeaux à faire qui doivent être livrés en même temps.
Tout cela peut paraître n’être qu’un détail mineur qui ajoute un tout petit peu de complexité mais sans nécessiter de revoir la chaîne de production… ERREUR !
Si nous sommes arrivés à livrer nos 9 cadeaux, la dernière livraison a eu lieu lors du coup de sifflet final. Ouf !
Pourquoi tant de difficulté quand nous avions plus d'une minute d’avance la dernière fois ? Parce que ce changement impliquait un ordre de réalisation qui n’était pas présent préalablement. Nous avons mis en lumière (grâce à la personne en charge de la livraison) lors de la rétrospective que, pendant la majorité du sprint, des commandes étaient entamées mais non complétées. Vers la fin, nous avions 2 objets sur 3 prêts sur les 3 commandes ! Il a donc fallu TOUT livrer en catastrophe à la fin au lieu de faire une commande après l’autre.
AH, CE FOUTU PANDAAAAA !!!
Sans compter que l’un des origamis était problématique car plus complexe que les autres et beaucoup de tentatives ont dues être nécessaires avant de parvenir à le réaliser et de terminer l’une des commandes.
Cela nous a montré qu’aucun changement, aucune modification de la demande ne peut être considérée comme neutre, d’un point de vue organisationnel.
4e sprint
On reprend le principe du 3e sprint mais cette fois, un des cadeaux/origami nécessite un emballage/boite bien différent(e) des autres et un traitement supplémentaire (une boucle en papier à ajouter).
Armés de l’expérience précédente, nous avons tenté d’adapter la chaîne en fonction des retours et de ce nouveau paramètre.
Nous avons traité avec attention ce produit différent des autres et sommes arrivés à livrer nos cadeaux… mais avec peu de temps restant !
Si nous avions eu un 5e sprint avec ces mêmes paramètres, nous aurions pu encore améliorer les process et faire encore mieux ou plus complexe.
Il était presque frustrant de ne pas faire de nouveau sprint tant nous pensions pouvoir encore améliorer, faire mieux ou plus vite, tout le monde s’était pris au jeu.
Conclusion
Ce genre d’expérience est rafraîchissante car, en cassant les habitudes, elle permet de ranimer l’attention sur les fondamentaux, ou parfois la raison de certaines habitudes.
Cela donne une nouvelle perspective, redonne un sens nouveau aux rétrospectives, aux planifications avant chaque sprint, à l’amélioration continue.
Je vous conseille de reproduire, d’organiser avec votre équipe ce genre de serious game et je remercie Cédric et Sébastien de chez Conserto d’avoir été nos maîtres du jeu durant cette soirée à la fois ludique et pédagogique !
